Pracownicze Plany Kapitałowe w bankach spółdzielczych – kiedy i jak je wdrożyć?
Rozmowa z Ewą Jakubczyk-Cały, biegłym rewidentem, ekspertem rynku kapitałowego, ekspertem w dziedzinie zarządzania.
- Czy PPK to program, który musi być wdrożony w bankach spółdzielczych?
Banki spółdzielcze należą do grona pracodawców. Zgodnie z przepisami wdrożenie Pracowniczego Planu Kapitałowego jest obowiązkowe dla każdego z nich, zatem również dla banków spółdzielczych.
Inny może być jedynie termin realizacji tego obowiązku, który zależy od ilości osób zatrudnionych w danym banku:
Od 01.07.2019 roku – jeżeli liczba zatrudnionych jest większa niż 250 osób;
Od 01.01.2020 roku – jeżeli liczba zatrudnionych wynosi 50-249 osób;
Od 01.07.2020 roku – jeżeli liczba zatrudnionych wynosi 20-49 osób;
Od 01.01.2021 roku – dla pozostałych pracodawców.
- Jak liczyć ilość osób zatrudnionych dla potrzeb określenia terminu, od którego bank zobowiązany jest utworzyć PPK?
W ustawie o PPK mamy zdefiniowane pojęcie osoby zatrudnionej. Uwzględniając tę definicję warto dokonać analizy osób zatrudnionych w banku, według stanu na dzień określony w ustawie. Wynik takiej analizy pozwoli określić moment stosowania ustawy wobec konkretnego banku. Ważne aspekty to:
- do zatrudnionych należy zaliczyć nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także między innymi zatrudnionych na umowach zlecenia, o ile obowiązuje odprowadzenie składek ZUS od tych zleceń, a także osoby na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, osoby będące członkami rad nadzorczych banku spółdzielczego;
- stan zatrudnienia z uwzględnieniem definicji osób zatrudnionych ujętej w ustawie ustala się na koniec poprzedniego półrocza, od którego ustawa staje się obowiązująca dla pracodawcy.
- Czy pracownicy banku spółdzielczego biorą udział w wyborze firmy zarządzającej PPK?
Pracodawca, a zatem także bank spółdzielczy, jest zobowiązany przy wyborze instytucji zarządzającej PPK przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku, z reprezentacją osób zatrudnionych. Konieczne jest udokumentowanie tych konsultacji, w tym wyboru reprezentacji załogi. W przypadku braku zgodności co do wyboru firmy zarządzającej – bank spółdzielczy ma możliwość samodzielnej decyzji w sprawie wyboru firmy zarządzającej.
- Jak wybierać firmę zarządzającą PPK?
Obecnie jest 20 instytucji finansowych zarządzających Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Ich oferty są zróżnicowane. Warto je ze sobą zestawić tak, by były ze sobą porównywalne i dające się ocenić pod kątem uprzednio określonych kryteriów wyboru. Powinny one obejmować doświadczenie instytucji w zarządzaniu aktywami, w szczególności funduszami inwestycyjnymi i emerytalnymi, osiągane wyniki oraz uwzględniać interes przyszłych uczestników PPK. Taka analiza pozwoli wyłonić krótką listę instytucji, z którymi warto przystąpić do bezpośrednich rozmów. Oferty zarządzających PPK są stale dostępne na specjalnym portalu PFR.
- Czy wprowadzenie PPK w banku spółdzielczym będzie wymagać zmian w systemach finansowych i kadrowo-płacowych?
Tak, będą konieczne zmiany w systemach finansowych i kadrowo-płacowych.
System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać dla uczestników PPK m.in. utworzenie rejestru pracowników przystępujących, rejestru deklarowanych procentowych wpłat, rejestru wystąpień i przystąpień, naliczanie i ewidencję miesięcznych wpłat, dokonywanie korekt, generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji, a także plików o wpłatach składek PPK do instytucji finansowych.
W pełni dostosowany system kadrowo-płacowy i finansowy powinien dostarczyć rozwiązania zapewniające raportowanie danych związanych z obsługą PPK, w tym w szczególności: listy uczestników i zdarzeń związanych z obsługą PPK od przystąpienia do programu, poprzez zmiany, jakie mogą nastąpić podczas uczestniczenia w PPK, aż po zakończenie uczestnictwa, a także comiesięczne, kwartalne i roczne raporty naliczonych i odprowadzonych składek na poszczególnych pracowników w podziale na składki pracodawcy i pracownika.
Bank spółdzielczy obowiązany jest prowadzić dokumentację PPK. Ustawa przewiduje sankcje dla pracodawcy związane z nienależytym wykonywaniem tego obowiązku.
- Jakie koszty poniesie bank spółdzielczy w związku z PPK?
Bank spółdzielczy, jak każdy pracodawca realizujący obowiązek wdrożenia PPK, poniesie koszty samego wdrożenia programu w przedsiębiorstwie. Będzie też pokrywał koszty związane z jego obsługą. Będzie również finansował składki podstawowe – minimalnie 1,5% – leżące po stronie pracodawcy, a jeśli zostanie podjęta taka decyzja – także składki dodatkowe – maksymalnie 2,5%.
- Jakie korzyści osiągnie pracownik banku spółdzielczego z wdrożenia PPK?
Pracownik banku spółdzielczego jako uczestnik PPK ma możliwość skorzystania z zalet długookresowego oszczędzania i inwestowania. Środki finansowe pochodzące z jego składek, składek opłacanych przez pracodawcę oraz sfinansowanych przez Skarb Państwa wpłaty powitalnej i dopłat rocznych wzbogacone o wypracowane zyski z inwestycji mogą posłużyć jako dodatkowa emerytura, wsparcie finansowe w przypadku poważnego zachorowania lub jako pokrycie wkładu własnego przy zakupie mieszkania.
W trakcie trwania programu pracownik wpłaca na swój rachunek poprzez potrącenie z listy płac 2% swojego wynagrodzenia, może zadeklarować też składkę dodatkową – dodatkowe 2%.
Następuje też potrącenie na liście płac podatku dochodowego od wpłaty dokonanej przez pracodawcę.
Czyli – w momencie wypłaty po 60. roku życia – środki pieniężne zgromadzone na rachunku pracownika nie podlegają już opodatkowaniu. I pochodzą z trzech źródeł: wpłat pracodawcy, pracownika, a także Skarbu Państwa, co sprawia, że ta forma długoterminowego oszczędzania jest bardzo korzystna.
- Czy każdy pracownik banku spółdzielczego musi być objęty programem Pracowniczych Planów Kapitałowych? Czy i jak można zrezygnować z tej formy oszczędzania?
Ustawa przewiduje automatyczny zapis osób między 18. a 55. rokiem życia. Oznacza to, że wyłącznie pisemne oświadczenie ich woli może powodować nieobjęcie ich PPK.
W przypadku osób między 55. a 70. rokiem życia objęcie programem PPK następuje na wniosek pracownika.
- Czy rachunki pracownicze PPK są własnością pracownika i pracownik jest ich dysponentem?
Ustawa gwarantuje, że rachunki PPK i środki zgromadzone na rachunku są własnością pracowników.
Regulacje przewidują jednak zasady dysponowania tymi środkami. Najkorzystniejsze dla pracownika jest korzystanie z wypłat po 60. roku życia, w okresie 10 lat. Jednakże ustawa przewiduje również możliwość dysponowania środkami w dowolnym momencie, łącznie z pełną wypłatą środków, jednakże w takim przypadku nie przysługują benefity dodatkowe, np. wpłaty skarbu państwa, a od środków pracodawców wpłaconych na rachunek PPK pracownika następuje przesunięcie części środków na indywidualny rachunek ZUS pracownika.
Są jednak przypadki losowe, w których ustawodawca przewidział korzystanie z tych środków bez tych dodatkowych ograniczeń, np. choroba, wspomaganie finansowania potrzeb mieszkaniowych.
- Jak bank spółdzielczy powinien przygotować się do wdrożenia PPK?
Samo wdrożenie PPK w banku spółdzielczym będzie procesem krótkookresowym i jednorazowym. Jego efekty za to będą długookresowe i wielokrotnie weryfikowane zarówno przez uczestników PPK, jak i instytucje sprawujące nadzór nad programem.
Nie czekając na termin obowiązywania ustawy o PPK należy przeprowadzić wszechstronną analizę przedwdrożeniową, która da odpowiedzi na pytania o terminy wdrożenia, pozwoli oszacować koszty i zdefiniować procesy związane z wdrożeniem i funkcjonowaniem PPK w banku spółdzielczym. W konsekwencji taka analiza przedwdrożeniowa będzie przewodnikiem wdrożenia PPK w banku spółdzielczym.
Na jej podstawie zaplanowane zostaną działania związane ze sprawnym wdrożeniem PPK w banku, zapewniony będzie właściwy wybór firmy zarządzającej, zaprojektowana ścieżka komunikacji z załogą, dokonane dopasowanie systemów finansowych, kadrowo-płacowych, oszacowanie wpływu wdrożenia PPK na przyszłe wyniki banku, zaprojektowanie dokumentacji PPK, w tym druków i formatek oświadczeń woli pracowników oraz formatek raportowania na potrzeby firmy zarządzającej.
Analiza pozwoli też na dokonanie zmian w systemie organizacyjnym banku, bo przecież wdrożenie i obsługa PPK to jeszcze jeden proces w działalności banku, którego działanie trzeba zaprojektować, realizować, a potem nadzorować.
Zapraszam na szkolenie realizowane przez Krajowy Związek Banków Spółdzielczych dla banków spółdzielczych w dniu 20 września br. Przekażę Państwu informacje o regulacjach ustawy oraz o tym, jak zaprojektować i zrealizować proces wdrożenia PPK w banku spółdzielczym.
Dodatkowe informacje oraz możliwość zgłoszenia się na szkolenie znajdą Państwo pod linkiem: https://kzbs.pl/Szkolenie-Jak-przygotowac-bank-spoldzielczy-do-PPK---praktyczne-aspekty-organizacyjne_-finansowe_-ksiegowe-i-HR.html
Zachęcamy również do zapoznania się z wywiadem z Bartoszem Kublikiem, prezesem zarządu Banku Spółdzielczego w Ostrowi Mazowieckiej na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych:
